Mehr als 26.000 Euro innerhalb von drei Monaten. So viel kann auf einen Gründer zukommen, der im ersten Jahr 60.000 Euro Gewinn macht und nichts zurückgelegt hat. Nicht wegen eines Fehlers, sondern weil Finanzamt, Gemeinde und Krankenkasse erst dann abrechnen, wenn der erste Steuerbescheid vorliegt. Wer die Reihenfolge kennt, kann sich darauf einstellen. Hier ist sie, Monat für Monat.

Monat 1: Anmeldung und die Briefe danach

Mit der Gewerbeanmeldung beginnt die Post. Das Finanzamt schickt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, heute über ELSTER auszufüllen. Darin steht eine Frage, die über die nächsten zwei Jahre mitentscheidet: Wie hoch wird der Gewinn voraussichtlich sein? Wer hier bewusst tief stapelt, bekommt anfangs keine Vorauszahlungen festgesetzt. Das fühlt sich gut an und rächt sich später. Eine ehrliche Schätzung ist die billigere Variante.

In derselben Woche sollte die Meldung an die Berufsgenossenschaft raus. Die Frist beträgt eine Woche ab Beginn der Tätigkeit, und sie gilt auch für Einzelunternehmer ohne Angestellte. Welche BG zuständig ist, hängt von der Branche ab. Wichtig zu wissen: Der Unternehmer selbst ist bei vielen Berufsgenossenschaften nicht automatisch versichert, eine freiwillige Absicherung muss man extra beantragen.

Dazwischen landen Schreiben, die wie Behördenpost aussehen. Mit Aktenzeichen, Frist und fertigem Überweisungsträger bieten sie einen Eintrag in ein angebliches Gewerbe- oder Handelsverzeichnis an. Das sind Angebote privater Firmen. Wer zahlt, schließt einen Vertrag ab, der meist wertlos ist. Offizielle Stellen, bei denen man sich nicht selbst gemeldet hat, schicken in der Regel keine Rechnungen.

Ein Punkt, den Gründer fast nie auf dem Schirm haben, gehört ebenfalls in den ersten Monat: die Frage nach der Rentenversicherungspflicht. Wer unterrichtet, schult oder trainiert und keine eigenen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter hat, ist in aller Regel pflichtversichert. Das gilt für den Fahrlehrer genauso wie für die Fitnesstrainerin oder den IT-Dozenten. Ähnliches gilt für Pflegekräfte, Hebammen, eingetragene Handwerksmeister und Selbstständige, die dauerhaft für nur einen Auftraggeber arbeiten. Meldet man sich nicht, kann die Deutsche Rentenversicherung Jahre später rückwirkend Beiträge verlangen. 2026 beträgt der Regelbeitrag rund 736 Euro im Monat. Gründer dürfen bis zum Ende des dritten Kalenderjahres den halben Satz zahlen, auf Antrag geht es auch einkommensabhängig.

Monat 2 bis 12: Warum der Kontostand lügt

Im ersten Geschäftsjahr sieht die Liquidität fast immer besser aus, als sie ist. Drei Gründe.

Der erste ist die Umsatzsteuer. Wer regelbesteuert arbeitet, kassiert sie mit jeder Rechnung und führt sie per Voranmeldung ans Finanzamt ab. Für Gründungen bis Ende 2026 gilt dabei eine Erleichterung: Die früher verpflichtende monatliche Abgabe in den ersten beiden Jahren ist ausgesetzt, die meisten Neugründer melden quartalsweise. Das heißt aber auch, dass die Umsatzsteuer bis zu drei Monate auf dem Konto liegt und dort wie eigenes Geld aussieht. Ob die Aussetzung ab 2027 verlängert wird, ist noch nicht entschieden.

Der zweite Grund sind die Zahlungsziele. Auf der Rechnung stehen 14 Tage, auf dem Konto landet das Geld nach 30, 40, manchmal 60 Tagen. Gerade mittelständische Auftraggeber und öffentliche Stellen haben feste Zahlungsläufe. Wer Material vorfinanziert, merkt das sofort.

Der dritte Grund: Es fließen noch keine Steuern auf den Gewinn ab und die Krankenkasse berechnet nur den Mindestbeitrag. Beides wird nachgeholt.

Wer als Kleinunternehmer startet, muss sich um die Umsatzsteuer zunächst nicht kümmern. Seit 2025 gilt die Regelung, solange der Vorjahresumsatz 25.000 Euro netto nicht übersteigt und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Im Gründungsjahr endet sie in dem Moment, in dem die 25.000 Euro überschritten sind. Der Umsatz, mit dem man die Grenze reißt, ist bereits steuerpflichtig. Für Firmen, die überwiegend an andere Unternehmen verkaufen, bringt die Regelung ohnehin wenig. Und wer zum Start einen Transporter für 30.000 Euro netto kauft, verzichtet als Kleinunternehmer auf 5.700 Euro Vorsteuer.

Monat 13 bis 20: Der erste Steuerbescheid

Die Steuererklärung für das Gründungsjahr wird im Folgejahr abgegeben, der Bescheid kommt je nach Finanzamt einige Wochen bis Monate später. Mit ihm passiert Folgendes gleichzeitig: Die Einkommensteuer für das erste Jahr wird nachgefordert, und das Finanzamt setzt Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest. Bereits verstrichene Quartalstermine (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember) werden nachträglich erhoben und sind innerhalb eines Monats fällig.

Bei Gewerbetreibenden kommt ein zweiter Bescheid. Das Finanzamt ermittelt den Gewerbesteuermessbetrag, die Gemeinde verschickt kurz darauf den eigentlichen Gewerbesteuerbescheid. Auch die Gemeinde verlangt Vorauszahlungen, hier zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Natürliche Personen haben einen Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag, und ein Großteil der Gewerbesteuer wird auf die Einkommensteuer angerechnet. Die Zahlung an die Gemeinde fällt trotzdem an, nur die Einkommensteuer sinkt entsprechend.

Ein Rechenbeispiel mit diesen Annahmen: Einzelunternehmer, ledig, keine Kirchensteuer, Start im Januar 2025, Gewinn 2025 rund 60.000 Euro, gesetzlich krankenversichert, Hebesatz der Gemeinde 400 Prozent, bisher keine Vorauszahlungen. Der Einkommensteuerbescheid kommt im August 2026.

Die Zahlen sind vereinfacht, zeigen aber die Größenordnung. Dazu kommen die laufenden Vorauszahlungen im November und Dezember und ein deutlich höherer Monatsbeitrag zur Krankenkasse.

Kurz danach: die Krankenkasse

Der größte Einzelposten in der Tabelle überrascht die meisten. Freiwillig gesetzlich versicherte Selbstständige zahlen zunächst einen vorläufigen Beitrag. Ohne Einkommensnachweis ist das der Mindestbeitrag, berechnet auf eine Mindestbemessungsgrundlage von 1.318,33 Euro im Monat (Wert für 2026). Damit landet man je nach Kasse bei etwa 260 bis 280 Euro inklusive Pflegeversicherung.

Liegt der Steuerbescheid vor, fordert die Kasse ihn an und setzt die Beiträge für das Vorjahr endgültig fest. Bei 60.000 Euro Gewinn bemisst sich der Beitrag auf 5.000 Euro im Monat statt auf den Mindestwert. Die Differenz für zwölf Monate wird auf einen Schlag fällig, und der laufende Beitrag steigt auf deutlich über 1.000 Euro. Wer den Bescheid nicht einreicht, wird übrigens zum Höchstbeitrag eingestuft. Das macht es nicht besser.

Was sich aus dem Zeitplan für die Preiskalkulation ergibt

Viele Gründer setzen ihren Preis danach, was der Wettbewerb verlangt oder was sich „fair“ anfühlt. Die Rechnung von hinten sieht anders aus.

Ein Jahr hat nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und durchschnittlichen Krankheitstagen gut 42 Arbeitswochen. In einer 40-Stunden-Woche sind realistisch 24 bis 25 Stunden abrechenbar, der Rest fließt in Angebote, Buchhaltung, Kundengespräche, Fahrten und Reklamationen. Macht etwa 1.000 fakturierbare Stunden im Jahr. Sollen 60.000 Euro Gewinn übrig bleiben und liegen die Betriebskosten bei 15.000 Euro, braucht es 75.000 Euro Umsatz. Das sind 75 Euro netto pro Stunde.

Von den 60.000 Euro Gewinn gehen im Beispiel oben Krankenkasse, Einkommensteuer und Gewerbesteuer ab, zusammen rund 22.500 Euro. Es bleiben etwa 3.100 Euro im Monat. Eine Altersvorsorge ist darin noch nicht enthalten, und für rentenversicherungspflichtige Selbstständige kommt der Rentenbeitrag noch obendrauf.

Fragen, die Gründer häufig stellen

Warum muss ich im zweiten Jahr so viel Steuern auf einmal zahlen?
Weil das Finanzamt mit dem ersten Bescheid zwei Dinge gleichzeitig erledigt: die Nachzahlung für das Gründungsjahr und die Vorauszahlungen für das laufende Jahr, einschließlich der Termine, die schon vorbei sind.

Fordert die Krankenkasse Beiträge rückwirkend nach?
Ja, bei freiwillig gesetzlich versicherten Selbstständigen. Die Beiträge werden zunächst vorläufig festgesetzt und nach Vorlage des Steuerbescheids endgültig berechnet.

Wann ist die Gewerbesteuer fällig?
Vierteljährlich am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November. Den Bescheid verschickt die Gemeinde, meist einige Wochen nach dem Einkommensteuerbescheid.

Wer ist als Selbstständiger rentenversicherungspflichtig?
Unter anderem Lehrer, Dozenten und Trainer ohne eigene Angestellte, Pflegekräfte, Hebammen, in die Handwerksrolle eingetragene Handwerker und Selbstständige, die im Wesentlichen nur einen Auftraggeber haben.

Stand: September 2026. Alle Werte vereinfacht und gerundet. Der Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.