Die E-Rechnung soll Buchhaltungsprozesse vereinfachen, Fehlerquellen minimieren und Umsatzsteuerbetrug verhindern. Bisher mussten sich viele Unternehmen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nicht mit dem Thema beschäftigen. Da zumindest aber der Empfang von elektronischen Rechnungen ab 2025 Pflicht wird, ist es höchste Zeit, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen.
Inhaltsübersicht
Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern unterhalten, kennen sich mit dem Thema bereits aus, denn sie sind schon seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, sogenannte B2G-Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und zu übermitteln. Ab 2025 wird diese Regelung auch Unternehmen betreffen, die im B2B-Bereich tätig sind, sodass sich zahlreiche Betriebe mit dem besonderen Format dieser Rechnungsform auseinandersetzen müssen. Es gibt zwar Übergangsfristen, allerdings muss bis zum 1. Januar 2025 die Infrastruktur bereitgestellt werden, um E-Rechnungen empfangen, versenden und verarbeiten zu können.
Übergangsfrist von zwei Jahren
Die Pflicht zur E-Rechnung ist im Wachstumschancengesetz geregelt, das am 24. März 2024 vom Bundestag verabschiedet wurde und dazu führen soll, dass Unternehmen am Standort Deutschland wettbewerbsfähig bleiben und steuerlich entlastet werden. Um ein großes Chaos zu vermeiden und den Unternehmen Zeit zur Umstellung zu geben, werden die folgenden Übergangsfristen gewährt:
- Bis zum Dezember 2026 dürfen Unternehmen im B2B-Geschäft weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen verschicken, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
- Unternehmen, die einen Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 Euro haben, dürfen sogar bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers die bisher genutzten Rechnungsformate verwenden.
- Ab dem Januar 2028 müssen dann aber alle Unternehmen E-Rechnungen nach den vorgeschriebenen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen, versenden, verarbeiten und empfangen. Das betrifft auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Die oben genannten Regelungen sind vorwiegend für B2G- und für B2B-Geschäftsbeziehungen relevant, dennoch sollten Unternehmen mit überwiegend privaten Kunden die Fristen kennen. Schließlich beziehen auch sie Leistungen von Unternehmen und erhalten von diesen E-Rechnungen, die sie zumindest verarbeiten müssen.
Die Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung wird in einem Format erstellt, das für das menschliche Auge in seiner Ursprungsform nicht leserlich ist. Dafür kann sie aber von den passenden Programmen schnell ausgelesen und verarbeitet werden, sodass sie durchaus zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen kann. Überdies profitieren Unternehmen von den folgenden Vorteilen:
- Kosten für Papier, Druckertinte, Porto oder für eine ausreichend große Lagerfläche zur Ablage und Archivierung entfallen.
- Auch viele Arbeitsschritte wie das Ausdrucken, das Frankieren, das Verschicken per Post oder das Abheften und das manuelle Archivieren werden überflüssig.
- Elektronische Rechnungen lassen sich digital verwahren und in der Cloud oder auf einem unternehmenseigenen Server ablegen.
- E-Rechnungen können schnell erstellt und verschickt und genauso schnell abgerufen sowie bei Bedarf noch einmal begutachtet werden.
- Wenn der Betrieb durch eine Naturgewalt, einen Unfall oder Vandalismus beschädigt wird, gehen die E-Rechnungen nicht verloren, sondern liegen sicher in der Cloud.
- Der Kunde erhält die Rechnungen zeitnah und kann dank der schnellen Verarbeitung auch ohne größere Verzögerungen zahlen.
Die Nachteile der E-Rechnung
Natürlich bringt die E-Rechnung nicht nur Vorteile mit sich, sondern hat auch negative Seiten. Zum Beispiel bedeutet die Umstellung für viele Unternehmen einen großen Aufwand, denn sie müssen sich erst einmal mit der technischen Seite auseinandersetzen und anschließend die passende Infrastruktur in ihrem Betrieb schaffen. Zum Glück geht das heutzutage mithilfe einer Buchhaltungs-Software für die Erfassung von Geschäftsvorfällen relativ unkompliziert. Die meisten Software-Anbieter werden mit der Umstellung auf die E-Rechnung auch die gängigen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung stellen und es möglich machen, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen und selbst zu empfangen.
Implementierungsplan für die E-Rechnung
Unternehmen, die sich bislang nicht mit der E-Rechnung befasst haben, sollten spätestens jetzt damit anfangen und sich bis Januar 2025 eine passende Buchhaltungssoftware zulegen. Die Buchhaltungsabteilung sollte sich außerdem mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und sich darüber informieren, welche Angaben auf die E-Rechnung gehören. Praktischerweise unterscheiden sich diese nicht besonders von den Pflichtangaben, die auch vorher schon auf einer Rechnung zu finden sein mussten.
Zusätzlich muss ein Plan erstellt werden, wie die Rechnungen archiviert werden, denn sie müssen zehn Jahre lang auf Nachfrage jederzeit wieder vorgelegt werden können. Obendrein muss ihre Lesbarkeit während dieser Zeit gewährleistet bleiben, was insbesondere bei Systemumstellungen zu berücksichtigen ist.
Bis zur E-Rechnungspflicht sollte also die Zeit genutzt werden, um sich mit dem neuen Rechnungsformat und den gesetzlichen Verpflichtungen vertraut zu machen. Genauso muss aber auch die technische Infrastruktur geschaffen werden, sodass unbedingt überprüft werden sollte, ob die IT den neuen Anforderungen gewachsen ist oder ob hier Veränderungen notwendig sind. Ein zentrales Thema spielt in diesem Zusammenhang auch die Datensicherheit, die auf keinen Fall vernachlässigt werden sollte. Sie fängt schon mit dem Erstellen eines sicheren Passworts an.
