Weihnachtsfeier im Hotel: Feiern, genießen, schlafen

Auf jeder Weihnachtsfeier gibt es den Tisch der Fahrer. Dort wird Wasser getrunken, und um halb elf gehen die ersten nach Hause. Genau dann, wenn es lustig wird. Im Hotel gibt es diesen Tisch nicht. Wer bleiben will, nimmt den Aufzug. Das ist der einfachste Grund, die Feier ins Hotel zu legen. Für Firmen, Vereine und Verbände ist es oft auch der beste.

Ein Ansprechpartner statt zehn Telefonate

Wer selbst plant, telefoniert viel. Restaurant, Caterer, Getränke, Musik, Deko. Im Hotel kümmert sich die Bankettabteilung darum. Das ist das Team, das Feiern und Tagungen organisiert. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der vorher alles mit Ihnen abstimmt und am Abend im Haus ist.

Bezahlt wird meist über eine Bankettpauschale. Das ist ein fester Preis pro Person für Essen, Raum und Programm. Kommt eine Getränkepauschale dazu, ist auch das Trinken abgedeckt. Sie wissen also vorher, was der Abend kostet. Mit einer offenen Rechnung nach Verbrauch geht das nicht.

Am Ende steht alles im Bankettauftrag, im Hotel oft „Function Sheet“ genannt. Darin hält das Hotel fest, wann der Empfang beginnt, wie die Tische stehen und wer kein Fleisch isst. Lesen Sie dieses Papier genau. Was dort fehlt, gibt es am Abend meist auch nicht.

Warum Vereine und Verbände profitieren

In einer Firma wohnen die meisten Kollegen in der Nähe. Bei einem Unternehmerforum oder einem Branchenverband ist das anders. Viele Mitglieder fahren eine Stunde und mehr. Mit einem Zimmer im Haus sagen sie eher zu.

Für solche Gruppen reserviert das Hotel ein Zimmerkontingent. Das ist eine feste Zahl an Zimmern, die für Ihre Gäste geblockt wird. Jeder bucht dann selbst unter einem Stichwort, oft zu einem Gruppenpreis. Wichtig ist das Abrufdatum. Bis zu diesem Tag hält das Hotel die Zimmer frei. Danach gehen nicht gebuchte Zimmer zurück in den normalen Verkauf.

Ein guter Tipp für Vereine: Feiern Sie am Freitag und halten Sie am Samstag nach dem Frühstück die Mitgliederversammlung ab. Fragen Sie dafür gleich einen zweiten Raum mit an. Dann lohnt sich die Anreise doppelt.

Wird der Teamgeist besser?

Das kann man schwer messen. Eine Studie, die das für Übernachtungen belegt, kennen wir nicht. Aber man sieht es oft. Die guten Gespräche passieren selten beim Hauptgang. Sie passieren spät an der Hotelbar oder morgens am Frühstücksbuffet. Dann sitzt die Buchhalterin neben dem Monteur, mit dem sie sonst nur über Stundenzettel redet.

Eines sollte klar sein: Das Zimmer ist ein Angebot, keine Pflicht. Wer lieber nach Hause fährt, soll das ohne schlechtes Gefühl tun können.

Was die Steuer sagt

Für Firmen gibt es einen Freibetrag. Bis 110 Euro pro Mitarbeiter bleibt die Feier steuerfrei. Das gilt für höchstens zwei Feiern im Jahr. In die 110 Euro zählt alles, auch die Umsatzsteuer, die Raummiete, die Musik, die Deko und eine gemeinsame Anreise. Bringt jemand seinen Partner mit, wird dessen Anteil dem Mitarbeiter zugerechnet.

Auch eine Feier mit Übernachtung kann steuerfrei sein. Zahlt die Firma das Zimmer, zählt es aber mit. Bei einem Paket ab 99 Euro ist die Grenze dann schnell erreicht.

Was über 110 Euro liegt, muss versteuert werden. Die Firma kann das pauschal mit 25 Prozent tun. Seit 2026 geht das nur noch, wenn alle Mitarbeiter eingeladen sind. Eine Feier nur für Chefs fällt raus.

Achten Sie auf die Garantiezahl. Das ist die Zahl an Gästen, die Sie dem Hotel einige Tage vorher fest zusagen. Diese Zahl wird berechnet, auch wenn weniger kommen. Für die Steuer werden die Kosten aber nur auf die Gäste verteilt, die wirklich da waren. Sagen zehn Leute ab, steigt der Betrag pro Kopf. Fragen Sie deshalb vor der Buchung nach den Stornobedingungen.

Für Vereine gilt der Freibetrag nur, wenn sie Angestellte haben. Bei Ehrenamtlichen ist die Lage anders. Das sollte der Vorstand mit dem Steuerberater klären.

Ein Beispiel: Weihnachtspakete bei [BEE]PARTMENT

Wie so ein Paket aussieht, zeigt die Weihnachtsfeier bei Bee/Partment. Die Hotelgruppe bietet es ab 99 Euro pro Person in sieben Häusern an.

Das Weihnachtspaket gibt es in diesen Häusern:

Los geht es mit einem Empfang mit Glühwein oder Punsch und kleinen Häppchen. Danach gibt es ein Dreigangmenü am Tisch oder ein Weihnachtsbuffet. Die Getränke laufen über eine Pauschale. Welche dazugehören, sagt Ihnen das Team bei der Anfrage. Sie feiern in einem eigenen Raum mit Weihnachtsdeko, die Raummiete ist schon drin. Musikanlage und Mikrofon stehen bereit, etwa für die Rede des Chefs oder eine Ehrung. Der genaue Preis hängt vom Haus, von der Gruppengröße und von Menü oder Buffet ab.

Menü oder Buffet? Ein Menü passt, wenn es Reden gibt. Alle sitzen und hören zu. Das Buffet bringt mehr Bewegung. Die Leute stehen auf und kommen ins Gespräch. Für Gruppen, die sich selten sehen, ist das oft besser.

Zwei der Häuser sind Flughafenhotels. Wer mit dem Flugzeug oder über die Autobahn kommt, hat es dort leicht. Wer danach noch auf den Weihnachtsmarkt will, braucht ein Taxi.

Zimmer können Sie gleich mit anfragen. Die Anfrage geht per E-Mail an [email protected].

Früh anfragen, Option sichern

Freitage und Samstage im Dezember sind schnell weg. 2026 sind das der 4. und 5., der 11. und 12. sowie der 18. und 19. Dezember. Fragen Sie jetzt an und nennen Sie einen zweiten Termin.

Viele Hotels geben Ihnen zuerst eine Option. Das heißt: Der Raum wird für Sie reserviert, aber noch nicht fest gebucht. Bis zum Optionsdatum können Sie in Ruhe im Team abstimmen. Sagen Sie bis dahin nicht zu, wird der Raum wieder frei. Ein Donnerstag oder ein Neujahrsempfang im Januar ist oft leichter zu bekommen.

Mit diesen Angaben bekommen Sie schneller ein Angebot:

Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier im Hotel

Ist eine Weihnachtsfeier mit Übernachtung steuerfrei?
Sie kann es sein. Alle Kosten zusammen, auch das Zimmer, dürfen 110 Euro pro Mitarbeiter nicht übersteigen. Und es darf höchstens die zweite Feier im Jahr sein.

Was ist ein Zimmerkontingent?
Eine feste Zahl an Zimmern, die das Hotel für Ihre Gruppe blockt. Die Gäste buchen bis zum Abrufdatum selbst. Danach gibt das Hotel freie Zimmer wieder in den Verkauf.

Was ist die Garantiezahl?
Die Zahl der Gäste, die Sie dem Hotel kurz vor der Feier fest zusagen. Diese Zahl wird berechnet, auch wenn weniger kommen.

Wie früh sollte man buchen?
Für Freitage und Samstage im Dezember am besten bis Anfang November.