Die E-Rechnung soll Buchhaltungsprozesse vereinfachen, Fehlerquellen minimieren und Umsatzsteuerbetrug verhindern. Bisher mussten sich viele Unternehmen aufgrund der gesetzlichen Vorgaben nicht mit dem Thema beschÀftigen. Da zumindest aber der Empfang von elektronischen Rechnungen ab 2025 Pflicht wird, ist es höchste Zeit, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen.
InhaltsĂŒbersicht
Gesetzliche Regelungen zur E-Rechnung
Unternehmen, die GeschĂ€ftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern unterhalten, kennen sich mit dem Thema bereits aus, denn sie sind schon seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, sogenannte B2G-Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und zu ĂŒbermitteln. Ab 2025 wird diese Regelung auch Unternehmen betreffen, die im B2B-Bereich tĂ€tig sind, sodass sich zahlreiche Betriebe mit dem besonderen Format dieser Rechnungsform auseinandersetzen mĂŒssen. Es gibt zwar Ăbergangsfristen, allerdings muss bis zum 1. Januar 2025 die Infrastruktur bereitgestellt werden, um E-Rechnungen empfangen, versenden und verarbeiten zu können.
Ăbergangsfrist von zwei Jahren
Die Pflicht zur E-Rechnung ist im Wachstumschancengesetz geregelt, das am 24. MĂ€rz 2024 vom Bundestag verabschiedet wurde und dazu fĂŒhren soll, dass Unternehmen am Standort Deutschland wettbewerbsfĂ€hig bleiben und steuerlich entlastet werden. Um ein groĂes Chaos zu vermeiden und den Unternehmen Zeit zur Umstellung zu geben, werden die folgenden Ăbergangsfristen gewĂ€hrt:
Bis zum Dezember 2026 dĂŒrfen Unternehmen im B2B-GeschĂ€ft weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen verschicken, wenn der EmpfĂ€nger damit einverstanden ist.
Unternehmen, die einen Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 Euro haben, dĂŒrfen sogar bis Ende 2027 mit Zustimmung des EmpfĂ€ngers die bisher genutzten Rechnungsformate verwenden.
Ab dem Januar 2028 mĂŒssen dann aber alle Unternehmen E-Rechnungen nach den vorgeschriebenen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD erstellen, versenden, verarbeiten und empfangen. Das betrifft auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen.
Die oben genannten Regelungen sind vorwiegend fĂŒr B2G- und fĂŒr B2B-GeschĂ€ftsbeziehungen relevant, dennoch sollten Unternehmen mit ĂŒberwiegend privaten Kunden die Fristen kennen. SchlieĂlich beziehen auch sie Leistungen von Unternehmen und erhalten von diesen E-Rechnungen, die sie zumindest verarbeiten mĂŒssen.
Die Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung wird in einem Format erstellt, das fĂŒr das menschliche Auge in seiner Ursprungsform nicht leserlich ist. DafĂŒr kann sie aber von den passenden Programmen schnell ausgelesen und verarbeitet werden, sodass sie durchaus zu einer Zeit- und Kostenersparnis fĂŒhren kann. Ăberdies profitieren Unternehmen von den folgenden Vorteilen:
Kosten fĂŒr Papier, Druckertinte, Porto oder fĂŒr eine ausreichend groĂe LagerflĂ€che zur Ablage und Archivierung entfallen.
Auch viele Arbeitsschritte wie das Ausdrucken, das Frankieren, das Verschicken per Post oder das Abheften und das manuelle Archivieren werden ĂŒberflĂŒssig.
Elektronische Rechnungen lassen sich digital verwahren und in der Cloud oder auf einem unternehmenseigenen Server ablegen.
E-Rechnungen können schnell erstellt und verschickt und genauso schnell abgerufen sowie bei Bedarf noch einmal begutachtet werden.
Wenn der Betrieb durch eine Naturgewalt, einen Unfall oder Vandalismus beschÀdigt wird, gehen die E-Rechnungen nicht verloren, sondern liegen sicher in der Cloud.
Der Kunde erhĂ€lt die Rechnungen zeitnah und kann dank der schnellen Verarbeitung auch ohne gröĂere Verzögerungen zahlen.
Die Nachteile der E-Rechnung
NatĂŒrlich bringt die E-Rechnung nicht nur Vorteile mit sich, sondern hat auch negative Seiten. Zum Beispiel bedeutet die Umstellung fĂŒr viele Unternehmen einen groĂen Aufwand, denn sie mĂŒssen sich erst einmal mit der technischen Seite auseinandersetzen und anschlieĂend die passende Infrastruktur in ihrem Betrieb schaffen. Zum GlĂŒck geht das heutzutage mithilfe einer Buchhaltungs-Software fĂŒr die Erfassung von GeschĂ€ftsvorfĂ€llen relativ unkompliziert. Die meisten Software-Anbieter werden mit der Umstellung auf die E-Rechnung auch die gĂ€ngigen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD zur VerfĂŒgung stellen und es möglich machen, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen und selbst zu empfangen.
Implementierungsplan fĂŒr die E-Rechnung
Unternehmen, die sich bislang nicht mit der E-Rechnung befasst haben, sollten spĂ€testens jetzt damit anfangen und sich bis Januar 2025 eine passende Buchhaltungssoftware zulegen. Die Buchhaltungsabteilung sollte sich auĂerdem mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und sich darĂŒber informieren, welche Angaben auf die E-Rechnung gehören. Praktischerweise unterscheiden sich diese nicht besonders von den Pflichtangaben, die auch vorher schon auf einer Rechnung zu finden sein mussten.
ZusĂ€tzlich muss ein Plan erstellt werden, wie die Rechnungen archiviert werden, denn sie mĂŒssen zehn Jahre lang auf Nachfrage jederzeit wieder vorgelegt werden können. Obendrein muss ihre Lesbarkeit wĂ€hrend dieser Zeit gewĂ€hrleistet bleiben, was insbesondere bei Systemumstellungen zu berĂŒcksichtigen ist.
Bis zur E-Rechnungspflicht sollte also die Zeit genutzt werden, um sich mit dem neuen Rechnungsformat und den gesetzlichen Verpflichtungen vertraut zu machen. Genauso muss aber auch die technische Infrastruktur geschaffen werden, sodass unbedingt ĂŒberprĂŒft werden sollte, ob die IT den neuen Anforderungen gewachsen ist oder ob hier VerĂ€nderungen notwendig sind. Ein zentrales Thema spielt in diesem Zusammenhang auch die Datensicherheit, die auf keinen Fall vernachlĂ€ssigt werden sollte. Sie fĂ€ngt schon mit dem Erstellen eines sicheren Passworts an.
