Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet seinen Arbeitnehmern eine Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung zu erstellen, aber was gehört da eigentlich rein? Solche Fragen stellen sich vor allem Selbstständige, die zum ersten Mal mit der Thematik des Arbeitnehmerrechts konfrontiert werden. Eine Wahl gibt es nicht, da laut Paragraph 108 der Gewerbeordnung eine Ausstellung verpflichtend ist. Was darin enthalten sein muss und wie Arbeitgeber bestmöglich agieren sollten, wird nachfolgend genauer erklärt.
Inhaltsübersicht
Handschriftlich oder digital – das ist die freie Wahl des Arbeitgebers
Rein theoretisch reicht es aus, eine Lohnabrechnung mit allen relevanten Inhalten handschriftlich zu verfassen. Empfehlenswert ist das aber nicht, da der Arbeitgeber damit viel zu viel Zeit verschwenden würde. Die deutlich bessere und sicherere Lösung ist eine digitale Erstellung. Hier gibt es Softwares wie beispielsweise www.gehaltsabrechnungs-software.de, die auch Einsteiger Schritt für Schritt durch das Programm führen und so eine effiziente und schnelle Lohnabrechnung ermöglichen.
Inhaltspflicht – das muss in der Lohnabrechnung enthalten sein
Reicht es, die Brutto- und Nettobezüge zu notieren? Nein, denn es gibt ganz klare Vorschriften zu den Inhalten der Gehaltsabrechnung, die jeder Arbeitgeber unabhängig von der Größe des Betriebs immer einhalten muss.
Hier eine kleine Übersicht, welche Punkte aufgeführt sein müssen:
- Bruttolohn und sonstige Sachbezüge (z.B. Firmenwagen etc.)
- Steuerfreibeiträge, Kinderfreibetrag
- Beiträge für die Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen
- Kirchensteuer, Beiträge zur Sozialversicherung, Sonderbeiträge für die Krankenkasse
- Ausgezahlte Überstunden, persönliche Lohnabzüge, weitere Aufwandsentschädigungen
- Tatsächlich ausgezahlter Betrag (angegeben in Euro)
Achtung Ausnahmefall: Arbeitnehmer in geringfügiger Beschäftigung verdienen pro Monat maximal 520 Euro. Da das Bruttogehalt voll ausgezahlt wird (Steuern werden pauschal geleistet), ist die Formvorgabe der klassischen Lohnabrechnung hier nicht bindend.
Falsche Lohnabrechnung erstellt – was Arbeitgebern droht
Wer die Lohnabrechnungen für Angestellte händisch erstellt, riskiert grundsätzlich Fehler. Das Einkommensteuergesetz des Bundes schreibt vor, dass der Arbeitgeber haftbar für sämtliche Fehler und deren Konsequenzen aus einer fehlerhaften Lohnabrechnung sind. Nicht selten kommt es in diesem Zuge zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Letztere haben nämlich bis zu drei Jahre nach Abführung der Steuer die Möglichkeit, sich zu wenig geleistete Steuern vom Arbeitnehmer zurückzuholen. In der Praxis kann das für sehr viel Unmut sorgen. Es kommt hinzu, dass das Ansehen des Arbeitgebers im Betrieb natürlich sinkt, wenn die Abzüge nicht korrekt berechnet werden.
Bei den Sozialabgaben an den Sozialversicherungsträger ist der Arbeitgeber im Übrigen selbst haftbar. Es gibt eine Frist die besagt, dass vergessene Abzüge maximal drei Monate lang vom Arbeitnehmer eingefordert werden dürfen. Ist mehr Zeit vergangen, haftet der Arbeitgeber selbst für den Fehler!
Wichtig zu wissen: Wer einen Freiberufler in seinem Unternehmen beschäftigt, muss keine Lohnabrechnung erstellen, da es kein Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis gibt!
Fazit: Lieber auf “Nummer Sicher” bei der Lohnabrechnung
Geht es um Abrechnungen und Buchführung sind Arbeitgeber gut bedient, wenn sie sich auf Technik verlassen. Menschliche Fehler passieren, ein automatisiertes Programm für die Lohnabrechnung hingegen arbeitet immer zuverlässig. So erspart sich der Arbeitgeber nicht nur Zeit, sondern reduziert das Risiko einer fehlerhaften Rechnungserstellung.
