Edeka-Gutscheine nicht mehr steuerfrei – was der Mittelstand wissen muss

Noch vor wenigen Jahren galten Einkaufsgutscheine als beliebtes Mittel, um Mitarbeiter steuerfrei zu belohnen. Vor allem große Lebensmittelhändler wie Edeka schienen ideale Partner – flächendeckend vertreten, vielseitig einsetzbar und für jeden Mitarbeiter von praktischem Nutzen. Doch diese Zeiten sind vorbei: Denn ab 2022 gelten strengere gesetzliche Regeln. Der Edeka-Gutschein ist nur das prominenteste Beispiel.

Was ist passiert – und warum?

Gesetzliche Grundlage für steuerfreie Sachbezüge ist § 8 Abs. 1 EStG, ergänzt durch die Vorschriften des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG). Bis zu 50 Euro im Monat können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei in Form von Sachbezügen zukommen lassen – doch was als „Sachbezug“ gilt, ist klar definiert. Hier setzte das Bundesfinanzministerium (BMF) im März 2022 mit einem entscheidenden Schreiben an: Es legte fest, dass nur Gutscheine und Geldkarten, die bestimmte Kriterien erfüllen, als Sachbezüge gelten.

Im Fall von Edeka bedeutet dies, dass der Gutschein nicht nur in Edeka-Märkten, sondern auch bei Drittanbietern wie Marktkauf eingelöst werden kann. Außerdem ist es bei einigen Modellen möglich, sich den Betrag auszahlen zu lassen – wenn auch gegen eine Gebühr. Genau dies widerspricht den Vorgaben für steuerfreie Sachbezüge.

Was bedeutet das für mittelständische Unternehmen?

Für kleine und mittlere Unternehmen, die steuerliche Vorteile zur Mitarbeiterbindung nutzen wollen, ist dies eine relevante Entwicklung. Wer weiterhin auf steuerfreie Sachbezüge setzen will, muss genau prüfen, welche Gutscheinanbieter gesetzeskonform sind. Dabei reicht es nicht aus, auf bekannte Markennamen zu setzen – vielmehr kommt es auf die technische Ausgestaltung des Gutscheins an.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein familiengeführter Handwerksbetrieb in Dresden hatte monatelang Edeka-Gutscheine im Rahmen der 50-Euro-Grenze an seine zehn Mitarbeiter ausgegeben. Erst bei einer Betriebsprüfung stellte sich heraus, dass diese Zuwendungen rückwirkend als geldwerter Vorteil versteuert werden mussten – inklusive Lohnnebenkosten. Eine teure Fehleinschätzung, die durch bessere Information hätte vermieden werden können.

Welche Alternativen gibt es?

Auch wenn die Edeka-Gutscheine nun steuerlich problematisch sind, bedeutet dies nicht das Ende der Sachbezüge. Andere Anbieter wie REWE, Kaufland oder Netto bieten Gutscheine an, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – sofern sie nur in einem begrenzten Netz einlösbar sind und nicht ausgezahlt werden können. Noch einfacher wird es mit digitalen Lösungen wie Probonio: Diese Plattformen sorgen dafür, dass die gesetzeskonforme Ausgestaltung automatisch berücksichtigt wird, zum Beispiel durch individualisierte digitale Sachbezugskarten mit regional begrenzter Einlösung.