Moderne Zeiterfassung in Unternehmen – ein Überblick

Moderne Zeiterfassung in Unternehmen - ein Überblick

SpĂ€testens ab einer bestimmten UnternehmensgrĂ¶ĂŸe fĂŒhrt kein Weg mehr daran vorbei: Ein Zeiterfassungssystem muss implementiert werden. Bei kleineren Agenturbetrieben gilt zwar oftmals noch das Vertrauensprinzip. Und auch Start-Ups sowie andere FirmenneugrĂŒndungen verzichten zunĂ€chst hĂ€ufig darauf. Allerdings ist es aus betriebswirtschaftlicher Sicht in jedem Fall sinnvoll, die geleisteten Arbeitsstunden der Angestellten zu erfassen. Und seit EinfĂŒhrung des Mindestlohnes natĂŒrlich auch aus rechtlichen ErwĂ€gungen.

Was gibt es fĂŒr Systeme zur Zeiterfassung, und welche Aspekte sind zu beachten? Im Folgenden ein kurzer Überblick.

Arten der Zeiterfassung – softwarebasiert ist angesagt

Eines ist klar: Die „gute alte” Stechuhr hat ausgedient. Ebenso ist es heutzutage nicht mehr State of the Art, wenn ein Arbeitgeber seine Angestellten ihre Arbeitszeiten hĂ€ndisch in Excel-Tabellen eintragen lĂ€sst.

Zwar erscheint hierbei der finanzielle Vorteil zunĂ€chst unschlagbar, da der Anschaffungspreis fĂŒr ein professionelles Zeiterfassungssystem entfĂ€llt. Allerdings relativiert sich dieser Vorteil recht schnell, berĂŒcksichtigt man die Arbeitszeiten, die benötigt werden, um die Tabellen zu pflegen und vor allem auszuwerten. Denn diese Dinge laufen bei gekauften Systemen automatisiert und somit ohne Zeitverluste ab. Somit kann sich deren Anschaffung schon dann lohnen, wenn nur die beiden genannten Kostenaspekte ins KalkĂŒl gezogen werden.

Moderne Zeiterfassungslösungen nutzen softwarebasierte, meist auch webbasierte Systeme. Die Arbeitszeiterfassung selbst kann dabei auf verschiedene Weise erfolgen. HĂ€ufig wird beispielsweise ein sogenannter RFID-Chip in Form eines SchlĂŒsselanhĂ€ngers verwendet, den der Benutzer zum Ein- und Ausloggen vor ein entsprechendes LesegerĂ€t hĂ€lt. Eine andere Möglichkeit ist es, hierfĂŒr den eigenen Fingerabdruck zu verwenden (biometrische Zeiterfassung). Sie hat den Vorteil, dass kein ZusatzgerĂ€t benötigt wird, das seinerseits Anschaffungskosten verursacht und verloren gehen kann. Auch Diebstahl und Missbrauch sind somit ausgeschlossen. Sehr oft erfolgt die Zeiterfassung am PC des Angestellten: Direkt mit der Anmeldung am Rechner startet die Zeitnahme. NatĂŒrlich gibt es auch die Zeiterfassung per Smartphone. Hierbei loggt sich der Arbeitnehmer mittels einer App in das System ein. Diese Lösung eignet sich hervorragend fĂŒr Mitarbeiter, die hĂ€ufig außerhalb des FirmengebĂ€udes tĂ€tig sind: Außendienst, Home Office usw.

Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem – vielfĂ€ltig und komplex

Welche Kriterien ein System zur Personalzeiterfassung erfĂŒllen muss, hĂ€ngt natĂŒrlich ganz entscheidend von der UnternehmensgrĂ¶ĂŸe und Branche ab. Ganz unabhĂ€ngig davon gibt es jedoch allgemeingĂŒltige Anforderungen, denen das System in jedem Fall genĂŒgen sollte.

Als erstes ist in diesem Zusammenhang die Einfachheit zu nennen. Ist die Zeiterfassung mit grĂ¶ĂŸerem Aufwand verbunden oder in anderer Weise kompliziert, fehlt fĂŒr die Mitarbeiter der Anreiz, sie regelmĂ€ĂŸig und adĂ€quat zu nutzen.

Des Weiteren sollte das System aktuell sein, um jederzeit notwendige Auswertungen durchfĂŒhren zu können, beispielsweise im Rahmen einer Projektarbeit.

Die Erfassung der Zeiten sollte auch in Echtzeit, also unmittelbar erfolgen. NachtrÀgliche Eingaben sind zumeist lÀstig und aller Erfahrung nach ungenau.

Soweit die formalen Anforderungen. Geht es um die FunktionalitÀt, stellen moderne Zeiterfassungssysteme in der Regel folgende Dienste bereit:

  • Arbeitszeiterfassung zur Dokumentation und Analyse der geleisteten Arbeitszeit
  • Urlaubsplanung zur Kalkulation von PersonalkapazitĂ€ten
  • Projektzeiterfassung zur Planung und Abrechnung von Projekten
  • Schnittstelle zur Personalstelle fĂŒr die Abrechnung von Überstunden
  • Rechnungsstellung fĂŒr Projekte und KundenauftrĂ€ge

Die Entscheidung fĂŒr ein bestimmtes System sollte erst nach einer umfassenden Bedarfs- und Anbieteranalyse erfolgen. Vor der endgĂŒltigen Implementierung ist es darĂŒber hinaus ratsam, in einer Testphase zu prĂŒfen, ob die gewĂ€hlte Lösung zum eigenen Unternehmen passt.

Zeiterfassung – nicht nur eine Frage der Technik

Bei der EinfĂŒhrung der Zeiterfassung sollte nicht nur die technisch-funktionale Seite betrachtet werden. Das gilt vor allem, wenn ein solches System erstmalig im eigenen Unternehmen eingerichtet wird. Ebenso notwendig ist es, die eigenen Mitarbeiter behutsam an dieses Thema heranzufĂŒhren. So sollten die Angestellten unbedingt frĂŒhzeitig in den gesamten Prozess eingebunden werden, um eventuellen Ängsten und Vorbehalten vorzubeugen. Optimalerweise werden sie bereits bei der Entscheidungsfindung mit einbezogen. Hilfreich sind auch eine intensive Schulung sowie die Definition klarer Regeln bei der Nutzung des neuen Zeiterfassungssystems. Schließlich sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, konstruktives Feedback zu geben, um das System und seine Handhabung passgenau justieren zu können.