Spätestens ab einer bestimmten Unternehmensgröße führt kein Weg mehr daran vorbei: Ein Zeiterfassungssystem muss implementiert werden. Bei kleineren Agenturbetrieben gilt zwar oftmals noch das Vertrauensprinzip. Und auch Start-Ups sowie andere Firmenneugründungen verzichten zunächst häufig darauf. Allerdings ist es aus betriebswirtschaftlicher Sicht in jedem Fall sinnvoll, die geleisteten Arbeitsstunden der Angestellten zu erfassen. Und seit Einführung des Mindestlohnes natürlich auch aus rechtlichen Erwägungen.
Was gibt es für Systeme zur Zeiterfassung, und welche Aspekte sind zu beachten? Im Folgenden ein kurzer Überblick.
Inhaltsübersicht
Arten der Zeiterfassung – softwarebasiert ist angesagt
Eines ist klar: Die „gute alte” Stechuhr hat ausgedient. Ebenso ist es heutzutage nicht mehr State of the Art, wenn ein Arbeitgeber seine Angestellten ihre Arbeitszeiten händisch in Excel-Tabellen eintragen lässt.
Zwar erscheint hierbei der finanzielle Vorteil zunächst unschlagbar, da der Anschaffungspreis für ein professionelles Zeiterfassungssystem entfällt. Allerdings relativiert sich dieser Vorteil recht schnell, berücksichtigt man die Arbeitszeiten, die benötigt werden, um die Tabellen zu pflegen und vor allem auszuwerten. Denn diese Dinge laufen bei gekauften Systemen automatisiert und somit ohne Zeitverluste ab. Somit kann sich deren Anschaffung schon dann lohnen, wenn nur die beiden genannten Kostenaspekte ins Kalkül gezogen werden.
Moderne Zeiterfassungslösungen nutzen softwarebasierte, meist auch webbasierte Systeme. Die Arbeitszeiterfassung selbst kann dabei auf verschiedene Weise erfolgen. Häufig wird beispielsweise ein sogenannter RFID-Chip in Form eines Schlüsselanhängers verwendet, den der Benutzer zum Ein- und Ausloggen vor ein entsprechendes Lesegerät hält. Eine andere Möglichkeit ist es, hierfür den eigenen Fingerabdruck zu verwenden (biometrische Zeiterfassung). Sie hat den Vorteil, dass kein Zusatzgerät benötigt wird, das seinerseits Anschaffungskosten verursacht und verloren gehen kann. Auch Diebstahl und Missbrauch sind somit ausgeschlossen. Sehr oft erfolgt die Zeiterfassung am PC des Angestellten: Direkt mit der Anmeldung am Rechner startet die Zeitnahme. Natürlich gibt es auch die Zeiterfassung per Smartphone. Hierbei loggt sich der Arbeitnehmer mittels einer App in das System ein. Diese Lösung eignet sich hervorragend für Mitarbeiter, die häufig außerhalb des Firmengebäudes tätig sind: Außendienst, Home Office usw.
Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem – vielfältig und komplex
Welche Kriterien ein System zur Personalzeiterfassung erfüllen muss, hängt natürlich ganz entscheidend von der Unternehmensgröße und Branche ab. Ganz unabhängig davon gibt es jedoch allgemeingültige Anforderungen, denen das System in jedem Fall genügen sollte.
Als erstes ist in diesem Zusammenhang die Einfachheit zu nennen. Ist die Zeiterfassung mit größerem Aufwand verbunden oder in anderer Weise kompliziert, fehlt für die Mitarbeiter der Anreiz, sie regelmäßig und adäquat zu nutzen.
Des Weiteren sollte das System aktuell sein, um jederzeit notwendige Auswertungen durchführen zu können, beispielsweise im Rahmen einer Projektarbeit.
Die Erfassung der Zeiten sollte auch in Echtzeit, also unmittelbar erfolgen. Nachträgliche Eingaben sind zumeist lästig und aller Erfahrung nach ungenau.
Soweit die formalen Anforderungen. Geht es um die Funktionalität, stellen moderne Zeiterfassungssysteme in der Regel folgende Dienste bereit:
- Arbeitszeiterfassung zur Dokumentation und Analyse der geleisteten Arbeitszeit
- Urlaubsplanung zur Kalkulation von Personalkapazitäten
- Projektzeiterfassung zur Planung und Abrechnung von Projekten
- Schnittstelle zur Personalstelle für die Abrechnung von Überstunden
- Rechnungsstellung für Projekte und Kundenaufträge
Die Entscheidung für ein bestimmtes System sollte erst nach einer umfassenden Bedarfs- und Anbieteranalyse erfolgen. Vor der endgültigen Implementierung ist es darüber hinaus ratsam, in einer Testphase zu prüfen, ob die gewählte Lösung zum eigenen Unternehmen passt.
Zeiterfassung – nicht nur eine Frage der Technik
Bei der Einführung der Zeiterfassung sollte nicht nur die technisch-funktionale Seite betrachtet werden. Das gilt vor allem, wenn ein solches System erstmalig im eigenen Unternehmen eingerichtet wird. Ebenso notwendig ist es, die eigenen Mitarbeiter behutsam an dieses Thema heranzuführen. So sollten die Angestellten unbedingt frühzeitig in den gesamten Prozess eingebunden werden, um eventuellen Ängsten und Vorbehalten vorzubeugen. Optimalerweise werden sie bereits bei der Entscheidungsfindung mit einbezogen. Hilfreich sind auch eine intensive Schulung sowie die Definition klarer Regeln bei der Nutzung des neuen Zeiterfassungssystems. Schließlich sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, konstruktives Feedback zu geben, um das System und seine Handhabung passgenau justieren zu können.
