Projektmanagement: Nicht ohne Projektplanungs-Software

Projektplanungs-Software

Was unterscheidet Projektmanagement und Projektplanung? Warum benötigt man fĂŒr letztere eine spezielle Software und welche Anforderungen muss sie erfĂŒllen? Das sind die Fragen, um die es hier gehen soll. Denn in beinahe jedem Unternehmen fallen – mehr oder weniger regelmĂ€ĂŸig – Aufgabenstellungen an, die mittels Projektarbeit bewĂ€ltigt werden sollen oder mĂŒssen.

Projektmanagement – Projektplanung

Das Projektmanagement hat die Aufgabe, ein Projekt inklusive des Projektzieles zu definieren und (erfolgreich) zu steuern. Die in der Regel gegebene Vielschichtigkeit der Aufgabenstellung macht es erforderlich, das Projekt in seinem Ablauf vorauszudenken, mit anderen Worten: einen Projektplan zu erarbeiten. Somit stellt die Projektplanung einen Teilbereich des Projektmanagements dar: Sie bereitet letztlich die DurchfĂŒhrung des Projektes vor.

Software Projektplanung

Allein schon aufgrund des bisher Gesagten lĂ€sst sich nicht von der Hand weisen, dass der Einsatz einer Projektplanungs-Software sinnvoll und meist notwendig ist: Zum einen ist es eine komplexe Herausforderung, alle Teilaspekte und Arbeitsschritte des Projektes zeitlich und inhaltlich zu koordinieren. Zum anderen erhöht sich diese KomplexitĂ€t noch dadurch, dass die Dynamik des Projektablaufs es erforderlich macht, die einzelnen Schritte des Projektes immer wieder neu zu bewerten und aufeinander abzustimmen. Es leuchtet unmittelbar ein, dass die UnterstĂŒtzung durch professionelle Software dabei enorm hilfreich sein kann.

Funktionen von Projektplanungs-Software

Ob und wie gut eine Software Projektplanung unterstĂŒtzt, hĂ€ngt wesentlich davon ab, welche Funktionen sie bereitstellt. Ein gutes Programm sollte die folgenden Aspekte des Projektes berĂŒcksichtigen.

  • Ziele und Aufgaben: Die Software sollte eine effektive und ĂŒbersichtliche Möglichkeit vorhalten, das Projektziel in Teilziele zu zerlegen und den Projektteilnehmern (einzeln oder in Gruppen) zuzuweisen. Das Programm sollte jederzeit Information darĂŒber zur VerfĂŒgung stellen, welche Aufgabe von welchem Projektteilnehmer bis zu welchem Termin zu erledigen ist.
  • Ressourcen: Es sollte möglich sein, den Einsatz verfĂŒgbarer Ressourcen (Mitarbeiter, RĂ€umlichkeiten, Infrastruktur etc.) zu planen und einen Überblick ĂŒber deren Auslastung zu bekommen.
  • Termine: Innerhalb des Projektes ist fĂŒr jede Teilaufgabe ein zeitlicher Rahmen zu definieren. Hierzu sollte in der Projektplanungs-Software ein entsprechendes Tool angeboten werden. DafĂŒr hat sich das sogenannte Gantt-Diagramm etabliert. Zeitliche Informationen sollten außerdem leicht abrufbar sein: Wurden bisher die Deadlines eingehalten? Welche Meilensteine wurden wann erreicht?
  • Budget: Welche finanziellen Mittel stehen zur VerfĂŒgung? Welche Einnahmen und Ausgaben sind geplant? Wie stellen sich die Personalkosten dar? Auch zur Beantwortung dieser Fragen sollte die Software Hilfestellung leisten können.
  • Information: Über eine automatisierte Kommunikation kann ein professionelle Projektplanungs-Software den Informationsfluss zwischen den Beteiligten optimieren. Der Projektleiter wird auf diese Weise schnell und unkompliziert ĂŒber alle Fortschritte auf dem Laufenden gehalten.

Software Projektplanung – Formale Anforderungen

Was sollte – abgesehen von den bereitgestellten Funktionen – eine gute Projektplanungs-Software noch können? Formale Kriterien sind beispielsweise eine ĂŒbersichtliche OberflĂ€che, die dem Benutzer eine intuitive Bedienung erlaubt. NatĂŒrlich ist auch die Performance eines Programms immer von Bedeutung. Wie schnell laufen die Prozesse ab? Sind wichtige Schnittstellen zu anderer Software vorhanden? Können mehrere Projekte parallel verwaltet werden?

Auch die Aspekte „Datenschutz” sowie „Datensicherheit” sollten nicht außer Acht gelassen werden. Last but not least ist es wegen der gegebenen KomplexitĂ€t wichtig, dass der Anbieter einen guten Kundenservice zur VerfĂŒgung stellt.

Technische Voraussetzungen

Projektplanungs-Software kann auf ganz unterschiedliche Weise betrieben werden. In kleinerem Rahmen werden hÀufig Desktop-Lösungen bevorzugt. Meist werden dabei vorhandene Standardprogramme mit eingebunden, zum Beispiel Microsoft Outlook, um einzelne Teilaufgaben des Projektes funktional abzudecken.

Verbreiteter sind allerdings serverbasierte Lösungen. Hierbei kann die Software Projektplanung auf dem hausinternen Server unterstĂŒtzen, sie kann aber auch in die Cloud ausgelagert werden.

Zwei verschiedene Modelle sind zu unterscheiden. Traditionell erwirbt der Kunde eine Lizenz zur Nutzung der gewĂŒnschten Software und implementiert sie auf einem Server seiner Wahl. Beim moderneren Ansatz „Software as a Service” (SaaS) ist der Kunde reiner Servicenehmer. Er installiert keine eigene Software, sondern bezieht lediglich Dienstleistungen vom Servicegeber. Dieser stellt seinerseits die Projektplanungs-Software in einem Rechenzentrum bereit und leistet technische UnterstĂŒtzung.

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