Was unterscheidet Projektmanagement und Projektplanung? Warum benötigt man für letztere eine spezielle Software und welche Anforderungen muss sie erfüllen? Das sind die Fragen, um die es hier gehen soll. Denn in beinahe jedem Unternehmen fallen – mehr oder weniger regelmäßig – Aufgabenstellungen an, die mittels Projektarbeit bewältigt werden sollen oder müssen.
Inhaltsübersicht
Projektmanagement – Projektplanung
Das Projektmanagement hat die Aufgabe, ein Projekt inklusive des Projektzieles zu definieren und (erfolgreich) zu steuern. Die in der Regel gegebene Vielschichtigkeit der Aufgabenstellung macht es erforderlich, das Projekt in seinem Ablauf vorauszudenken, mit anderen Worten: einen Projektplan zu erarbeiten. Somit stellt die Projektplanung einen Teilbereich des Projektmanagements dar: Sie bereitet letztlich die Durchführung des Projektes vor.
Software Projektplanung
Allein schon aufgrund des bisher Gesagten lässt sich nicht von der Hand weisen, dass der Einsatz einer Projektplanungs-Software sinnvoll und meist notwendig ist: Zum einen ist es eine komplexe Herausforderung, alle Teilaspekte und Arbeitsschritte des Projektes zeitlich und inhaltlich zu koordinieren. Zum anderen erhöht sich diese Komplexität noch dadurch, dass die Dynamik des Projektablaufs es erforderlich macht, die einzelnen Schritte des Projektes immer wieder neu zu bewerten und aufeinander abzustimmen. Es leuchtet unmittelbar ein, dass die Unterstützung durch professionelle Software dabei enorm hilfreich sein kann.
Funktionen von Projektplanungs-Software
Ob und wie gut eine Software Projektplanung unterstützt, hängt wesentlich davon ab, welche Funktionen sie bereitstellt. Ein gutes Programm sollte die folgenden Aspekte des Projektes berücksichtigen.
- Ziele und Aufgaben: Die Software sollte eine effektive und übersichtliche Möglichkeit vorhalten, das Projektziel in Teilziele zu zerlegen und den Projektteilnehmern (einzeln oder in Gruppen) zuzuweisen. Das Programm sollte jederzeit Information darüber zur Verfügung stellen, welche Aufgabe von welchem Projektteilnehmer bis zu welchem Termin zu erledigen ist.
- Ressourcen: Es sollte möglich sein, den Einsatz verfügbarer Ressourcen (Mitarbeiter, Räumlichkeiten, Infrastruktur etc.) zu planen und einen Überblick über deren Auslastung zu bekommen.
- Termine: Innerhalb des Projektes ist für jede Teilaufgabe ein zeitlicher Rahmen zu definieren. Hierzu sollte in der Projektplanungs-Software ein entsprechendes Tool angeboten werden. Dafür hat sich das sogenannte Gantt-Diagramm etabliert. Zeitliche Informationen sollten außerdem leicht abrufbar sein: Wurden bisher die Deadlines eingehalten? Welche Meilensteine wurden wann erreicht?
- Budget: Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung? Welche Einnahmen und Ausgaben sind geplant? Wie stellen sich die Personalkosten dar? Auch zur Beantwortung dieser Fragen sollte die Software Hilfestellung leisten können.
- Information: Über eine automatisierte Kommunikation kann ein professionelle Projektplanungs-Software den Informationsfluss zwischen den Beteiligten optimieren. Der Projektleiter wird auf diese Weise schnell und unkompliziert über alle Fortschritte auf dem Laufenden gehalten.
Software Projektplanung – Formale Anforderungen
Was sollte – abgesehen von den bereitgestellten Funktionen – eine gute Projektplanungs-Software noch können? Formale Kriterien sind beispielsweise eine übersichtliche Oberfläche, die dem Benutzer eine intuitive Bedienung erlaubt. Natürlich ist auch die Performance eines Programms immer von Bedeutung. Wie schnell laufen die Prozesse ab? Sind wichtige Schnittstellen zu anderer Software vorhanden? Können mehrere Projekte parallel verwaltet werden?
Auch die Aspekte „Datenschutz” sowie „Datensicherheit” sollten nicht außer Acht gelassen werden. Last but not least ist es wegen der gegebenen Komplexität wichtig, dass der Anbieter einen guten Kundenservice zur Verfügung stellt.
Technische Voraussetzungen
Projektplanungs-Software kann auf ganz unterschiedliche Weise betrieben werden. In kleinerem Rahmen werden häufig Desktop-Lösungen bevorzugt. Meist werden dabei vorhandene Standardprogramme mit eingebunden, zum Beispiel Microsoft Outlook, um einzelne Teilaufgaben des Projektes funktional abzudecken.
Verbreiteter sind allerdings serverbasierte Lösungen. Hierbei kann die Software Projektplanung auf dem hausinternen Server unterstützen, sie kann aber auch in die Cloud ausgelagert werden.
Zwei verschiedene Modelle sind zu unterscheiden. Traditionell erwirbt der Kunde eine Lizenz zur Nutzung der gewünschten Software und implementiert sie auf einem Server seiner Wahl. Beim moderneren Ansatz „Software as a Service” (SaaS) ist der Kunde reiner Servicenehmer. Er installiert keine eigene Software, sondern bezieht lediglich Dienstleistungen vom Servicegeber. Dieser stellt seinerseits die Projektplanungs-Software in einem Rechenzentrum bereit und leistet technische Unterstützung.
