Personalverwaltung zwischen Compliance und Effizienz: Was sich für Arbeitgeber ändert

Die Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens soll zwei Dinge gleichzeitig leisten. Sie muss eine wachsende Zahl gesetzlicher Vorgaben einhalten und zugleich mit knappen Ressourcen auskommen. Zum Jahreswechsel 2027 kommen erneut Änderungen hinzu, andere Themen sind seit Monaten angekündigt und noch nicht abschließend geregelt. Wer die Neuerungen früh einordnet, vermeidet Nachbesserungen unter Zeitdruck und kann Abläufe so aufstellen, dass Rechtssicherheit keinen zusätzlichen Personalbedarf auslöst.

Mindestlohn und Minijob-Grenze steigen zum 1. Januar 2027

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit Jahresbeginn 2026 bei 13,90 Euro und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro pro Stunde. Da die Verdienstgrenze für Minijobs an den Mindestlohn gekoppelt ist, erhöht sie sich im selben Schritt von 603 auf 633 Euro im Monat. Für Arbeitgeber ergeben sich daraus konkrete Aufgaben. Verträge mit festen Monatsgehältern nahe der Untergrenze müssen angepasst werden, und bei Minijobs ist zu prüfen, ob die vereinbarte Stundenzahl mit dem neuen Stundenlohn unterhalb der Grenze bleibt. Für geringfügig Beschäftigte gelten außerdem Aufzeichnungspflichten zur Arbeitszeit, die bei einer Prüfung vorgelegt werden müssen. Für Auszubildende gilt statt des Mindestlohns eine eigene Mindestvergütung, die ebenfalls jährlich angepasst wird.

Die Aktivrente bringt neue Fälle in die Abrechnung

Seit dem 1. Januar 2026 können Beschäftigte, die über die Regelaltersgrenze hinaus sozialversicherungspflichtig weiterarbeiten, bis zu 2.000 Euro im Monat steuerfrei verdienen. Für Unternehmen, die erfahrene Fachkräfte länger halten möchten, ist das ein Argument im Gespräch über eine Weiterbeschäftigung. Die Personalverwaltung muss diese Fälle allerdings erkennen und korrekt abrechnen. Dazu gehört, das Geburtsdatum und den Beginn der Regelaltersgrenze zuverlässig zu erfassen und die Steuerfreiheit in der Abrechnung richtig anzuwenden. Unternehmen mit solchen Fällen sollten die Umsetzung vor dem nächsten Jahreswechsel mit der Abrechnung abstimmen.

Effizienz entsteht durch verbundene Systeme

Viele der neuen Pflichten betreffen Daten, die an unterschiedlichen Stellen liegen. Arbeitszeiten stehen im Zeiterfassungssystem, Verträge in der Personalakte, Gehälter in der Abrechnung. Werden diese Informationen von Hand zusammengeführt, entstehen Fehler und doppelte Arbeit. Eine durchgängige digitale Lösung verringert beides. Gerade in kleineren Personalabteilungen ohne eigene Rechtsexpertise ist das ein spürbarer Gewinn an Sicherheit.

Eine moderne Lohnsoftware übernimmt dabei mehr als die Berechnung. Paychex verbindet in seiner Lösung geführte Abläufe und automatische Prüfungen mit einer digitalen Personalakte, einem Self-Service für Mitarbeitende und der elektronischen Kommunikation mit Behörden. Änderungen durch den Gesetzgeber fließen so in die Abrechnung ein, ohne dass jede Anpassung einzeln nachgepflegt werden muss.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, auch ohne neues Gesetz

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz in unionsrechtskonformer Auslegung. In seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung erläutert das Bundesarbeitsministerium, was daraus folgt. Eine gesetzliche Ausgestaltung als elektronische Aufzeichnungspflicht ist politisch vereinbart, einen festen Zeitplan dafür gibt es bislang nicht.

Unternehmen sollten mit der Umsetzung trotzdem nicht warten. Ein verlässliches System schützt beide Seiten, weil es Überstunden nachvollziehbar macht und Streit über geleistete Zeiten vorbeugt. Wie Arbeitgeber reagieren sollten, wenn es dennoch zu Arbeitszeitbetrug bei Mitarbeitern kommt, hängt ebenfalls von einer sauberen Dokumentation ab.

Die Entgelttransparenz lässt auf sich warten

Die EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz hätte bis Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Nach Angaben der Bundesregierung vom Juli 2026 hat das zuständige Bundesministerium einen Gesetzentwurf vorbereitet und klärt noch Einzelfragen. Unternehmen sollten sich dennoch auf die Vorgaben einstellen, die die Richtlinie vorsieht:

Ergibt der Bericht einen nicht begründbaren Unterschied von mindestens fünf Prozent, sieht die Richtlinie eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung vor. Wer Stellen bereits heute in nachvollziehbare Entgeltgruppen einordnet, hat die größte Vorarbeit erledigt, sobald das deutsche Gesetz in Kraft tritt.

Nachweise und Bescheinigungen laufen digital

Mehrere Erleichterungen sind bereits in Kraft. Die wesentlichen Vertragsbedingungen dürfen seit 2025 in Textform nachgewiesen werden, sofern Beschäftigte die Unterlagen speichern und ausdrucken können. Die Beschäftigten sind dabei aufzufordern, den Empfang zu bestätigen. Ausgenommen bleiben Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen rufen Arbeitgeber seit 2023 elektronisch bei den Krankenkassen ab. Mit der digitalen Personalakte steigen dagegen die Anforderungen an Löschkonzepte, denn personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es erfordern.

Freistellungen und Abwesenheiten sauber abbilden

Längere Auszeiten gehören zu den Fällen, die in der Personalverwaltung am häufigsten Fragen aufwerfen. Ob Sabbatical, unbezahlte Freistellung, Sonderurlaub oder Bildungsurlaub, jede Form hat eigene Folgen für Entgelt und Sozialversicherung. Bei einer unbezahlten Freistellung besteht die Mitgliedschaft in der Sozialversicherung beispielsweise nur für einen Monat fort, danach müssen sich Beschäftigte selbst um den Versicherungsschutz kümmern.

Datenschutz in der Personalakte

Personalunterlagen enthalten besonders schützenswerte Informationen, etwa zur Gesundheit, zur Religionszugehörigkeit für die Kirchensteuer oder zu Pfändungen. Der Zugriff sollte deshalb über Rollen geregelt sein, damit Führungskräfte nur sehen, was sie für ihre Aufgabe benötigen. Beschäftigte haben nach der Datenschutz-Grundverordnung ein Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten, und solche Anfragen sind grundsätzlich innerhalb eines Monats zu beantworten. Ein Portal, in dem Mitarbeitende Abrechnungen und Bescheinigungen selbst abrufen, kann den Aufwand für Rückfragen deutlich verringern.

Eine interne Meldestelle gehört zur Grundausstattung

Seit Dezember 2023 müssen alle Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz betreiben. Sie nimmt Hinweise auf Rechtsverstöße entgegen, bestätigt den Eingang spätestens nach sieben Tagen und gibt innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen. Die Aufgabe kann intern besetzt oder an einen externen Dienstleister übertragen werden, die Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen. Für die Personalverwaltung ist vor allem wichtig, dass Hinweisgebende vor Benachteiligungen geschützt sind, etwa bei Beförderungen, Versetzungen oder Kündigungen.

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